"KEEP IN MIND THAT NATURE DOES NOT MAKE ANY PROMISES, AND SO YOU NEED TO CONSIDER THE WEATHER CONDITIONS THAT WILL PREVAIL DURING YOUR EVENT, ESPECIALLY IF IT WILL TAKE PLACE OUTDOORS”.
Unquestionably, one of the most important activities during a convention, conference, seminar, workshop or training occurs when interacting with colleagues, friends and suppliers during networking events, as they initiate, promote and strengthen personal or professional relationships, and they constitute, in fact, a human touch that transcends the physical dimension as they continue to develop internationally.
"HAVING A PLAN B IS STRONLGY RECOMMENDED, AND IT MUST BE IN LINE WITH THE PROGRAM AND NOT UNDERMINE IT."
This involves the term networking, a trending term, but often misunderstood, which we must comprehend to make the most of it. Likewise, it is important to know the functions and phases it goes through during any given event, which mainly consist of:
1. Welcome cocktail
2. Coffee break between sessions
3. Lunch
4. Dinner
5. Farewell lunch or dinner
It is recommended to set them up as far as possible from the area where the sessions will be held, except for the coffee breaks. This is done in this manner to allow attendees to take a break from the exhausting professional and personal training sessions. And depending on whether they are carried out in the same area or externally, I recommend the following:
1. If carried out in an outdoor area, it is necessary to consider (as accurately as possible) the weather conditions that will prevail at the time of the activity; we must remember that nature does not make any promises, whether for the planning, for the actual event or other place where the participants will be taken to, either on foot or in vans or buses.
2. Having a "Plan B" is highly recommended. It must be in line with the program and not undermine it. In the case of hotels, other guests (nonparticipants) must be able to transit freely.
3. Keep in mind that the areas where these activities will be held need to meet various requirements. If it’s outdoors, you will need tables with umbrellas or shade.
a) Reception
b) Tables with chairs or high tables with benches
c) Catering
d) Bar
4. Be mindful of how much time you will need for transfers, arrival/departure, for the activity itself and for adjustment so that you stay within the schedule and avoid delaying the subsequent activities of the convention or conference. It is also important to know the habits of the attendees and offer them whatever is needed for their professional development. You need to be prepared in case the networking session takes longer than planned so that the program is not affected.
5. As with social events, knowing what food will be offered during breaks is highly recommended, because if for some reason the catering is delayed, the consumption of appetizers can be excessive in the face of the uncertainty that will follow.
Therefore, networking should occur in both the interior of the venue as well as the hallways and surrounding areas, and in the events scheduled by the meeting planner. There should be an environment that facilitates communication and consequently the exchange of experiences that will result sooner or later in more business through meetings.
Networking is not the main reason for the event. It must be considered as a complement but the kind of attendees, the number and its impact should also be considered in case somebody gets in touch with the press.
NETWORKING SU ESENCIA Y LOS TIEMPOS
“RECUERDA QUE LA NATURALEZA NO TIENE PALABRA DE HONOR, ASÍ QUE CONSIDERA LAS CONDICIONES CLIMATOLÓGICAS QUE IMPERARÁN AL MOMENTO DE LA ACTIVIDAD, SOBRE TODO SI ES EN UN ESPACIO AL AIRE LIBRE”.
Sin duda, una de las actividades más importantes durante una convención o congreso, seminario, taller, curso de capacitación ocurre al convivir con colegas, amigos y proveedores durante los eventos de networking, pues se inician, fomentan, continúan amistades personales o laborales, y constituyen de hecho un toque humano que trasciende ese ámbito intramuros al llegar a desarrollarse internacionalmente, inclusive.
“TENER UN “PLAN B” ES LO MÁS RECOMENDABLE, QUE SEA VIABLE DE ACUERDO CON EL PROGRAMA Y QUE NO INTERFIERA CON ESTE”
Ello, envuelve el término networking, tan en boga pero, a la vez, tan mal comprendido en un factor que hay que conocer con la finalidad de sacarle todo el provecho posible. Asimismo, es importante conocer las funciones y fases por las que transcurre a través del tiempo que dura equis evento, las cuales consisten principalmente en
1. Coctel de bienvenida
2. Coffee break entre sesiones
3. Comida
4. Cena
5. Comida o cena de despedida
Y se plantea que se lleven a cabo alejados, en lo posible, del área donde se realizan las sesiones, a excepción de los coffee breaks; lo anterior, para dar un respiro a las extenuantes jornadas de capacitación en lo profesional y personal. Y ya dependerá de que se realicen en las instalaciones del mismo recinto o fuera de este, me permito recomendar lo siguiente:
1. Si se realizan en un área al aire libre, hay que tener en cuenta (lo más preciso posible) las condiciones climatológicas que imperarán en el momento de la actividad; hay que recordar que la naturaleza no tiene palabra de honor, ya sea para el desarrollo, en sí de la convivencia u otro lugar donde se trasladarán los contertulios, de manera peatonal o en camionetas o autobuses.
2. Tener un “Plan B” es lo más recomendable, que sea viable de acuerdo con el programa y que no interfiera con este; o en el caso de hoteles, el libre tránsito de los huéspedes ajenos al evento.
3. No hay que olvidar que estas actividades necesitan cumplir con varios requerimientos en áreas para llevarse a cabo, ya sea al aire libre, con uso de mesas con sombrillas, carpa o techumbre:
a) Recepción
b) Mesas con sillas o mesas altas con bancos
c) Catering
d) Bar
4. Tomar en cuenta los tiempos de traslados, aforo / desaforo, la actividad en sí y de ajuste, para que estén dentro de los parámetros planeados y no se atrasen las subsecuentes actividades de la convención o congreso; asimismo, conocer las costumbres de los asistentes y ofrecerles en consecuencia lo más adecuado para su desenvolvimiento profesional. Y con base en ello planear los eventos en los que si se exceden de tiempo durante el networking, el programa no resulte afectado.
5. Al igual que en los eventos sociales, saber qué se consumirá durante los recesos es más que recomendable, ya que si por alguna causa hay atraso en el catering, el consumo de entradas puede ser excesivo ante la incertidumbre que seguirá.
Como se puede advertir, se trata de que lo relevante ocurra tanto en el interior del recinto como en las áreas, pasillos y zonas que lo rodean, y en las que sucederá lo predispuesto por el meeting planner; es decir, un entorno que facilite la comunicación y en consecuencia el intercambio de experiencias que redundará más tarde o más temprano, en más negocios mediante reuniones.
De ninguna manera, el networking representa el motivo principal en un evento, sino que tiene que considerársele como un complemento y por el cual también podría valorarse la calidad de los asistentes, y ya no se diga el número y su resonancia, puesno faltará quien lo divulgue en la prensa.