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Make a checklist and meet all the requirements of your event without forgetting any details

"IT WILL ALWAYS BE MORE READING THE CLASSICAL FOUNDATIONS OF TOURISM OF MEETINGS, TO CONTROL THE COMPLIANCE OF ALL THE REQUIRED WITHOUT FORGOTTEN DETAILS"



Today, we live with the feeling that the hours pass more quickly, to which we add the large amount of information we process thanks to all the electronic devices that are part of our lives and that help us practically in everything during our work. daily and that, for the same reason, lead us to ask ourselves how it was possible that before we worked with mechanical typewriters; then, with computers that required operating system boot disks; later, to know the software of the program that we would use and, to finalize (it is a saying), to keep the fact in a disc of 5 1/4 "; besides sending the information by fax.


The important thing is that, whether we use the tools of the eighties or new technologies, we always bear in mind that an exhibition or any other event in the meetings industry requires the organizer to know all the details that will configure it.


The above reminds me of the occasion when I had the opportunity to fly in the cockpit of the pilots on an airplane and witness the question and answer procedure between the captain and the first officer on the indicators of the impressive dashboard and control levers. When I was in flight, I asked the captain: when do they carry out the verification procedure for this ship? He answered: before each takeoff and after landing, no matter how many times we have to do it. Then I concluded that all flights must meet their objective and pilots can not forget the state of the smallest component of the plane.


Thus, for those involved in the meetings industry should develop in a timely manner the concepts that we have to use from the simple tool of the Check List -like the pilots- in the process review and listen to the person in charge of each activity for Let nothing be forgotten. Each member will document the work they do to, as the example of the plane, the event will be carried out as planned.


Likewise and because events can not be rehearsed, as is done in the cinema, only the experience of the members involved in its execution, coupled with a Check List, can achieve success. The list will begin in the points that we must obtain from the client.


"ONLY THE EXPERIENCE OF THOSE WHO INTERVENE IN THE EXECUTION OF THE EVENTS, AUNADA TO A CHECK LIST, CAN ACHIEVE SUCCESS"


For example: where the event will take place: convention center, exhibitions or hotel. How it is accessed in a physical way; load elevator, ladder, ramp and what physical restrictions it has; dimensions of doors, windows, height of the area, chandeliers or lamps attached to the wall; mobility, free transit of the vehicle (s) that will provide the material, the audiovisual equipment; legal aspects, such as special permits, if you can not work at certain times, to avoid noise and inconvenience to guests (if it is a hotel lounge), and so on; dates and times of assembly and disassembly; contract between the client and the premises; organizing committee, to confirm spaces and time in which the event will take place. The above points serve to know the information that the client must provide us.

I reiterate: Mexico is a country where the meetings industry, in which exhibitions are inserted, is young and many processes have been transmitted from voice to voice; It is time to professionalize ourselves and minimize the problems that may arise in a second.


Haz un checklist y cumple con todos los requerimientos de tu evento sin olvidar ningún detalle

“SIEMPRE VALDRÁ MÁS REPASAR LOS FUNDAMENTOS CLÁSICOS DEL TURISMO DE REUNIONES, PARA CONTROLAR EL CUMPLIMIENTO DE TODO LO REQUERIDO SIN OLVIDAR DETALLES”


Hoy, vivimos con la sensación de que las horas transcurren de manera más rápida, a lo cual se agrega la gran cantidad de información que procesamos gracias a todos los dispositivos electrónicos que forman parte de nuestra vida y que nos ayudan prácticamente en todo durante nuestras labores diarias y que, por lo mismo, nos llevan a preguntarnos cómo era posible que antes trabajáramos con máquinas mecánicas de escribir; luego, con computadoras que requerían discos de arranque del sistema operativo; después, saber el software del programa que utilizaríamos y, para finalizar (es un decir), guardar lo hecho en un disco de 5 1/4”; además de enviar la información por fax.


Lo importante es que, ya sea que utilicemos herramientas de los años ochenta o nuevas tecnologías, tengamos siempre presente que una exposición o cualquier otro evento de la industria de reuniones requiere que el organizador conozca todos los detalles que la configurarán.


Lo anterior me recuerda la ocasión en que tuve la oportunidad de volar en la cabina de los pilotos en un avión y ser testigo del procedimiento de preguntas y respuestas entre el capitán y el primer oficial sobre los indicadores del impresionante tablero y palancas de control. Al estar en vuelo, le pregunté al capitán: ¿cada cuándo llevan a cabo el procedimiento de verificación de esta nave? Respondió: antes de cada despegue y después del aterrizaje, sin importar las veces que lo tengamos que hacer. Entonces concluí que todos los vuelos deben cumplir con su objetivo y los pilotos no pueden olvidar el estado del más mínimo componente del avión.


Así, para los involucrados en la industria de reuniones deben desarrollarse en tiempo y forma los conceptos que tenemos que utilizar partiendo de la sencilla herramienta del Check List —como la de los pilotos— en la revisión de procesos y escuchar al responsable de cada actividad para que no se deje nada al olvido. Cada integrante documentará las labores que realice para, al igual que el ejemplo del avión, el evento se desarrolle tal como se planeó.


Igualmente y debido a que los eventos no se pueden ensayar, como se hace en el cine, sólo la experiencia de los integrantes que intervienen en su ejecución, aunada a una Check List, pueden lograr el éxito. El listado comenzará en los puntos que debemos obtener del cliente.


“SÓLO LA EXPERIENCIA DE QUIENES INTERVIENEN EN LA EJECUCIÓN DE LOS EVENTOS, AUNADA A UNA CHECK LIST, PUEDEN LOGRAR EL ÉXITO”


Por ejemplo: lugar donde se llevará a cabo el evento: centro de convenciones, exposiciones u hotel. Cómo se accede de manera física; elevador de carga, escalera, rampa y qué restricciones físicas tiene; dimensiones de puertas, ventanas, altura del área, candelabros o lámparas adosadas a la pared; movilidad, libre tránsito de el o los vehículos que proveerán el material, el equipo audiovisual; aspectos legales, como permisos especiales, si no se puede trabajar en ciertas horas, para evitar ruido y molestia a los huéspedes (si se trata del salón de un hotel), y demás; fechas y horas de montaje y desmontaje; contrato entre el cliente y el recinto; comité organizador, para confirmar espacios y tiempo en que se realizará el evento. Los puntos anteriores sirven para conocer la información que el cliente nos debe proporcionar.


Reitero: México es un país en donde la industria de reuniones, en la que están insertas las exposiciones, es joven y muchos procesos han sido transmitidos de voz en voz; es tiempo de profesionalizarnos y reducir en lo mínimo los problemas que puedan surgir en un segundo.

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